組織を理解する
会社にはいろいろな部署があります。
総務部、人事部、経理部、製造部、開発部、生産技術部、品質保証部、物流部・・・
入社当初は自分が配属される部署ばかり気になり、またそこでの業務内容ばかりに目が行くと思います。 これは至極当たり前の意識だと思いますが出来るだけ早い時期に各部署の役割を把握しておく事が重要です。
会社が顧客へサービスを提供するにあたりどの部署がどういう役割を担っているかを知ることになるからです。 各部署が顧客サービスにどう関わっているか関心を持って研修に臨めば疑問も自然に湧いてきて講義の途中で質問を促されても沈黙する事も無く手が挙がるでしょう。
各部署の業務の流れを知ることは会社が顧客へ提供するサービス生成の流れを知ることになり、延いては品質管理システムの概要を観る事にも繋がります。 自社の顧客サービスに対する弱点や改善案も浮かんでくるかもしれません。
『何故こういう仕事のやり方をしているのだろう？』
『何故こうしないのだろう？』
もしかしたらあなたの疑問から新しい改善案やサービスが生まれるかもしれません。 若手社員には現状に捕らわれない新しい視点やアイデアを求められていると思い、多少馬鹿げていると思われても積極的に考えを述べる様にしましょう。
この様に組織の構成と役割を把握する事により会社の全体像も把握する事が出来、入社時にはぼんやりしていたものがクリアになってきます。 自身に与えられた業務についてもその意義を理解出来る様になりモチベーション向上に一役買うでしょう。
受動的では無く能動的に業務を理解する一つの考えとして実践してみてください。
実習研修を高密度に
実習研修がある会社は多いでしょう。
中途採用ではキャリア採用が多いので省略される場合が多いですが新卒や第二新卒採用だと多くは実習研修を受けさせられるはずです。 現場実習はその会社の品質管理システムが有効に機能しているかを知る非常に良質な機会です。
実習研修は主に配属部署とは異なる部署での教育機会が与えられます。 工場がある会社では現場実習。接客がある会社では接客研修など会社のサービスの中核を成す部署での研修が多い傾向にあります。
工場でも接客でも顧客へのサービスに直結する業務を体験できるわけですから当然その会社の品質管理が機能しているか体験できる事になります。 表面的な無理なルールが施行されていると実際の現場ではやりにくく実質的には守られてないケースも少なくありません。 マニュアルと実際の業務を比較する事を意識して研修を受けていると図らずも新入社員はそういう所を観る事が出来ます。
直接顧客と接する部署では自社製品がどのようにして作られているか、品質管理がどのように定められているかを観る機会はなかなかありません。 実習研修の機会を大いに活用し配属後はなかなか得る事の出来ない貴重な経験を積んでおいてください。
例えば製造業の会社の営業部に配属予定であれば普段立ち入らない工場内を観て作業する機会は非常に貴重です。 工場の様子を知らずに短納期、無理な仕様で注文を受けて工場側ともめている営業は数知れません。 納期調整は製造部や生産調整部の仕事だろうとセクショナリズムの考えに陥っている時点で顧客満足の視点が大きく外れています。
サービスの中核を成す部署での実習を体験する事は貴重な経験であり指示された以上の事を学ぼうと思い臨むようにしてください。
繰り返しますが自部署だけでは無く顧客サービスに関わる他部署を観ておく機会は多くはありません。 実習研修の場を大いに活用して意義があるものにしてください。
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